Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kankaanpään musiikkiopiston henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 2.1.2023

1. Rekisterinpitäjä

Kankaanpään opisto, PL 45, 38701 Kankaanpää
Käyntiosoite, Opistonkatu 5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Eeva Kulhua, musiikkiopiston apulaisrehtori
+358 772 9200
eeva.kulhua@kopist.fi

3. Rekisterin nimi

Oppilaitoksen henkilörekisteri ja opetusrekisteri oppilaista, vanhemmista ja työntekijöistä.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttö perustuu lakiin taiteen perusopetuksesta 21.8.1998/633 ja henkilötietolakiin L523/1999 (13§).

Rekisteriä ylläpidetään Eepos-oppilaitoshallinta palvelussa. Eepos-oppilaitoshallinta on taiteen perusopetukseen suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä, jolla hallinnoimme oppilaiden, vanhempien ja opettajien tietoja sekä opetustoiminnan organisointia. Palveluun on käyttöoikeus ainoastaan oppilaitoksen hallinnon henkilökunnalla sekä opettajilla.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on opetustoiminnan järjestäminen. Rekisteriä käytetään opetustoimen järjestämiselle välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. Rekisteriin tallennetaan oppilaiden opetusta, opetusjärjestelyitä ja oppimistuloksia koskevia tietoja.

Oppilaitoksen hallinto käsittelee oppilaiden opiskelutietoja. Oppilaiden henkilötietoja käsitellään ainoastaan tarvittaessa rekisterin eheyden ylläpitämiseksi.

Oppilaitoksen opettaja käsittelee vain niiden oppilaiden tietoja, jotka liittyvät oleellisesti opettajan silloiseen opetustehtävään.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: oppilaan nimi, oppilaan henkilötunnus, oppilaan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), verkkoyhteyden IP-osoite, laskutustiedot, oppilaan opinnot ja opintohistoria, suoritetut opinnot ja todistukset, osallistuminen oppitunneille, vanhemman nimi, vanhemman henkilötunnus, vanhemman yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), kuvien ja materiaalien käyttöluvat, opettajan nimi, opettajan henkilötunnus, opettajan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), opettajien opetustyö, järjestetyt opetustunnit, opetustoimintaan liittyvät tilastotiedot ja oppilasmäärät.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla ilmoittautumisen yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yksittäiseen henkilöön liittyviä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Opetustoimintaan liittyvää tilastotietoa (oppilaiden ja opetuksen määrä jonka mukana ei toimiteta yksilöiviä tietoja) luovutetaan säännöllisesti esimerkiksi opetushallitukselle ja tilastokeskukselle. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Oppilaitos on velvollinen säilyttämään oppilasrekisterin opiskelutiedot sekä oppilaan ja vanhemman henkilötiedot pysyvästi oppilasrekisterissä. Kaikkien rekisterien ja fyysisten dokumenttien sekä kopioiden säilytysaikoihin sovelletaan arkistointilakia (Arkistolaki 23.9.1994/831). Tietoja voidaan anonymisoida rekisteröidyn pyynnöstä. Säilytysaika mahdollistaa opintojen tilapäisen keskeytymisen ja uudelleen aloittamisen ilman, että oppilastietohistoria häviää. Säilytysaika mahdollistaa myös oppilaan osallistumistodistuksen kirjoittamisen opintojen päättymisen jälkeen.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kaikki oppilaiden, vanhempien ja opettajien arkaluontoiset henkilötiedot säilytetään vahvasti salattuina tietokannoissa ja varmuuskopioissa.

Tietojen selailuoikeutta on rajoitettu määrittelemällä käyttäjäoikeudet käyttäjäkohtaisesti. Rekisteristä tulostetaan vaaditut ja muut tarpeelliset tulosteet, jotka sisältävät asianosaisten nimet ja asian laatua koskevat tiedot ottaen huomioon salassapitovelvoitteet. Rekisteristä saatuja tietoja säilytetään huolellisesti ja henkilötietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Myös työasemiin kohdistuvasta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti.

Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se osallistuu palvelujen toteuttamiseen. Rekisterinpitäjä velvoittaa palveluntarjoajia huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi tarkistaa henkilötietonsa ja opintoihinsa liittyvät tiedot Eepos-käyttöliittymästä, johon kirjaudutaan opiskelijan/huoltajan tunnuksilla. Rekisteröity voi päivittää käyttöliittymässä perus- ja yhteystietonsa.

Muissa tietojen tarkistamista tai oikaisua koskevissa pyynnöissä käytä Kankaanpään opiston verkkosivuilla olevaa Rekisteritietojen tarkastus- tai oikaisupyyntölomaketta. Tulosta täytetty lomake ja toimita se Kankaanpään opistolle henkilökohtaisesti etukäteen sovittuna ajankohtana, Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Tietojen poistaminen ei ole mahdollista lakisääteisten tehtävien suorittamiseen liittyvien tietojen osalta, eikä laissa määriteltyjen säilytysaikojen puitteissa.

Kankaanpään opiston tietosuojavastaava on opintosihteeri Satu Rydberg, satu.rydberg@kopisto.fi